Proses Belanja, Pengadaan & Stok

Proses ini mengatur seluruh alur pengelolaan barang di dapur — mulai dari perencanaan kebutuhan, pembelian, penerimaan barang, penggunaan harian, hingga pengecekan fisik (stock opname). Modul ini digunakan oleh tim dapur, admin pengadaan, serta bagian keuangan untuk memastikan ketersediaan barang selalu tercatat dengan benar.

Overview Proses

Siklus pengelolaan barang di MBG mencakup beberapa tahapan yang saling terhubung:

1. Belanja Kebutuhan Dapur
   Pengajuan pembelian barang yang dibutuhkan dapur.

2. Purchase Order (PO)
   Verifikasi dan persetujuan belanja oleh admin keuangan/operasional.

3. Penerimaan & Pencatatan Penggunaan
   Barang diterima, digunakan untuk produksi, dan dicatat dalam sistem.

4. Monitoring Stok Barang
   Sistem menampilkan jumlah stok aktual berdasarkan input masuk–keluar.

5. Stock Opname
   Pengecekan fisik berkala untuk memastikan kesesuaian data dan kondisi barang.

6. Laporan Mutasi Barang
   Ringkasan pergerakan barang untuk keperluan audit dan analisis.

Setiap tahapan ini mendukung transparansi dan akurasi dalam pemakaian barang untuk produksi harian.

Belanja Kebutuhan Dapur

Bagian dapur dapat mengajukan permintaan barang ketika stok sudah menipis atau saat membutuhkan barang tertentu untuk produksi.

Fungsi Utama

• Mencatat daftar kebutuhan belanja.
• Melampirkan rincian kuantitas, kategori barang, dan prioritas.
• Memberikan visibilitas kepada tim pengadaan atas kebutuhan tiap dapur.

Cara Mengajukan Belanja

1. Masuk ke Kelola Barang → Belanja
2. Klik Tambah Belanja
3. Pilih kategori dan jenis barang
4. Masukkan kuantitas & satuan
5. Berikan catatan jika diperlukan
6. Simpan dan tunggu proses verifikasi

Status belanja akan muncul sebagai Menunggu, Disetujui, atau Ditolak.

Purchase Order (PO) & Status Persetujuannya

Setiap pengajuan belanja akan diverifikasi melalui modul PO.

Tujuan PO

• Menyaring dan menyetujui belanja yang benar-benar dibutuhkan.
• Mengontrol anggaran operasional.
• Menghubungkan proses belanja dengan pemasok (supplier).

Alur PO

1. Pengajuan belanja masuk ke daftar PO.
2. Admin melakukan pengecekan detail (harga, kuantitas, supplier).
3. PO disetujui atau ditolak.
4. Jika disetujui → barang dapat dibeli oleh tim pengadaan.

Status PO:

• Draft
• Menunggu Persetujuan
• Disetujui
• Ditolak
• Selesai

Pencatatan Penggunaan Barang

Setiap barang yang digunakan untuk produksi harus dicatat untuk menjaga akurasi stok.

Tujuan

• Melacak barang yang keluar dari dapur.
• Mengurangi stok secara otomatis.
• Menjadi dasar perhitungan kebutuhan belanja berikutnya.

Cara Mencatat Penggunaan

1. Masuk ke Kelola Barang → Penggunaan
2. Pilih barang yang digunakan
3. Masukkan jumlah yang dipakai
4. Simpan

Sistem akan mengurangi stok sesuai input.

Monitoring Stock Barang

Modul ini menampilkan daftar seluruh barang yang tersedia di dapur, lengkap dengan jumlah dan status persediaannya.

Fitur

• Daftar stok barang per dapur
• Pencarian dan filter berdasarkan kategori
• Penanda stok rendah (low stock warning)
• Riwayat pergerakan stok

Manfaat

• Memastikan barang tidak kehabisan mendadak
• Membantu menyusun rencana pembelian
• Meminimalkan pemborosan dan barang menumpuk

Stock Opname

Stock opname dilakukan secara berkala untuk mencocokkan jumlah barang fisik dengan data sistem.

Tujuan

• Menemukan selisih antara stok sistem dan stok nyata.
• Mengidentifikasi kehilangan atau kerusakan barang.
• Memperbarui catatan stok agar akurat.

Proses

1. Tim dapur menghitung jumlah fisik barang.
2. Masukkan hasilnya ke modul Stock Opname
3. Sistem menampilkan selisih (lebih/kurang)
4. Data disimpan sebagai laporan resmi opname

Laporan Mutasi Barang

Mutasi barang adalah ringkasan seluruh pergerakan barang dalam periode tertentu.

Isi Laporan

• Barang masuk dari belanja/PO
• Barang keluar untuk penggunaan
• Penyesuaian dari stock opname
• Stok awal dan stok akhir dalam periode

Laporan ini digunakan untuk audit, analisis pengeluaran barang, dan evaluasi kebutuhan dapur.